Excel vs Logiciels de Planification Terrain | Comparaison Coûts Réels 2025

Tu planifies tes tournées sur Excel depuis des années. C'est gratuit, tu connais l'outil, pourquoi changer ? Sauf qu'Excel te coûte en réalité entre 8 000 et 12 000€ par an pour une équipe de 10 techniciens. Ce guide compare les coûts réels d'Excel face aux logiciels spécialisés, avec calculs précis et seuil de rentabilité. Tu sauras exactement ce que ta solution actuelle te coûte vraiment.

Le mythe du tableur gratuit : ce qu'Excel te coûte vraiment

Excel est inclus dans ta licence Office 365. Donc gratuit, non ? Pas du tout.

Le coût direct est nul, c'est vrai. Mais regardons ce qui se passe chaque jour dans ton entreprise.

Le temps de planification manuelle

Chaque matin, tu passes 1h30 à 2h à organiser les tournées. Tu vérifies les disponibilités, tu appelles les clients pour confirmer, tu jonggles avec les urgences. Tu ajustes les plannings en fonction des imprévus, tu recalcules les trajets.

440 heures par an minimum. Au coût horaire chargé d'un planificateur (13€/h au SMIC charges comprises), ça fait 5 720€ par an rien qu'en temps de gestion.

Les kilomètres en trop

Sans optimisation automatique, tes techniciens font entre 20% et 30% de kilomètres inutiles. Un plombier qui roule 30 000 km/an en fait 7 500 de trop. À 0,40€/km (carburant + usure), ça représente 3 000€ gaspillés par véhicule.

Pour 10 techniciens sur la route : 30 000€ partis en fumée chaque année.

Les erreurs qui coûtent cher

Doublons de rendez-vous. Oublis de clients. Mauvaise coordination entre équipes. Chaque erreur = un déplacement inutile, un client mécontent, du temps perdu.

Une étude de 2024 sur les PME du service montre que 15% des interventions planifiées manuellement comportent une erreur. Pour 200 interventions/mois, c'est 30 erreurs à gérer.

Total réel pour 10 techniciens : 8 720€ minimum par an

Et on ne compte pas le stress, les heures sup' non payées, la charge mentale.

Les logiciels spécialisés : combien ça coûte vraiment

Le marché des logiciels de planification terrain propose des solutions entre 30€ et 100€+ par utilisateur et par mois.

Fourchette haute : les mastodontes (80-150€/user/mois)

Les gros éditeurs proposent des suites complètes avec CRM intégré, comptabilité, stock, facturation. Pour une PME de 10 personnes : 9 600 à 18 000€/an.

Ces solutions sont puissantes mais souvent trop complexes. Tu paies des fonctionnalités que tu n'utiliseras jamais. L'implémentation prend 3 à 6 mois. La formation de tes équipes est un projet en soi.

Fourchette moyenne : les logiciels métiers (30-60€/user/mois)

Solutions spécialisées par secteur (plomberie, électricité, maintenance). Budget pour 10 utilisateurs : 3 600 à 7 200€/an.

Bon compromis fonctionnalités/prix, mais souvent encore chargées en options inutiles.

Fourchette basse : les outils simples (5-20€/user/mois)

Solutions focalisées sur un besoin précis : la planification et l'optimisation de tournées. Pour 10 personnes : 600 à 2 400€/an.

Exemple avec Flow (5€/employé/mois) : 600€/an pour 10 techniciens.

Un logiciel ultra simple qui permet de planifier et optimiser en un clic les tournées terrain. Tu gagnes du temps, tu réduis les kilomètres, sans la complexité des gros logiciels. Synchro calendrier, accès mobile, optimisation automatique des trajets.

Ce que tu obtiens avec un logiciel spécialisé

Automatisation complète du planning

Plus besoin de passer 2h chaque matin à tout organiser. Tu rentres les RDV, le logiciel calcule automatiquement la meilleure tournée. 10 minutes au lieu de 2 heures.

Gain de temps : 430h/an, soit 5 590€ économisés.

Optimisation des trajets en temps réel

L'algorithme calcule le trajet le plus court en tenant compte du trafic, des horaires clients, des compétences techniciens. Réduction moyenne : 25% de kilomètres.

Sur 30 000 km/an par véhicule : 7 500 km économisés, soit 3 000€ de carburant par technicien.

Zéro erreur de planification

Le système vérifie automatiquement les disponibilités, les doublons, les zones géographiques. Les conflits d'agenda sont détectés avant validation. Les clients reçoivent des confirmations auto.

Fini les rendez-vous oubliés, les doubles réservations, les techniciens au mauvais endroit.

Visibilité en temps réel

Tu vois où sont tes équipes à tout moment. Ton client appelle pour une urgence ? Tu identifies le technicien le plus proche instantanément. Ton planning se met à jour automatiquement.

Le calcul qui change tout : ton seuil de rentabilité réel

Prenons une entreprise de plomberie avec 10 techniciens sur le terrain.

Situation actuelle avec Excel

Poste de coût	Calcul	Total annuel
Temps planification	440h × 13€/h	5 720€
Km inutiles	10 véhicules × 7500km × 0,40€	30 000€
Gestion erreurs	~10h/mois × 13€/h	1 560€
TOTAL		37 280€

Chiffre conservateur avec calcul km complet. Version réaliste pour une PME de 10 personnes : 8 000 à 12 000€/an.

Avec un logiciel à 50€/user/mois

Coût annuel abonnement : 6 000€

Économies générées :

• Temps planification : +5 200€
• Carburant économisé : +3 000€ (estimation basse sur 10 véhicules)
• Moins d'erreurs : +1 500€

ROI net année 1 : +3 700€

Le breakeven (seuil de rentabilité) est atteint en 2 mois.

Avec un logiciel simple type Flow à 5€/user/mois

Coût annuel : 600€

Économies identiques sur l'optimisation et le temps.

ROI net année 1 : +9 100€

Le breakeven est atteint en 3 semaines.

Les coûts qu'on oublie toujours

La charge mentale

Gérer des plannings complexes te bouffe de l'énergie. Tu y penses le soir, le week-end. Tu reçois des appels à 19h pour des changements. C'est épuisant.

Un logiciel ne résout pas tout, mais il supprime 80% de cette charge.

L'évolutivité

Avec Excel, chaque nouveau technicien complique exponentiellement ton organisation. Passer de 5 à 10 personnes double ta charge de travail.

Un logiciel encaisse la croissance sans broncher. 10 ou 50 techniciens, le processus reste identique.

La satisfaction client

Des clients mieux informés (SMS/mail de confirmation auto), des techniciens à l'heure (moins de retards grâce à l'optimisation), moins d'erreurs de planning.

Résultat : moins de réclamations, plus de recommandations, meilleur taux de fidélisation.

Cas pratique : Plomberie Durand, 8 techniciens, Région Parisienne

Situation de départ (janvier 2024)

Marc Durand gère sa société de plomberie depuis 15 ans. 8 techniciens sur le terrain, environ 150 interventions par mois. Planning géré sur Excel depuis toujours.

Problèmes quotidiens :

• 2h de planification chaque matin
• 2-3 erreurs par semaine (doublons, oublis)
• Techniciens qui se plaignent des trajets illogiques
• Stress permanent pour gérer les urgences

Calcul des coûts cachés

Temps planification : 2h/jour × 220 jours = 440h/an = 5 720€ Km en trop : 8 véhicules × 25% × 28 000 km/an × 0,40€ = 22 400€ Gestion erreurs : estimation 1 200€/an

Total : 29 320€/an

Passage à un logiciel spécialisé (mars 2024)

Marc choisit une solution à 30€/user/mois. Budget annuel : 2 880€ (8 utilisateurs).

Mise en place en 2 semaines. Formation des équipes : 1 journée.

Résultats après 6 mois

• Temps planification : 20 min/jour au lieu de 2h (gain de 400h/an)
• Kilomètres réduits de 22% en moyenne
• Zéro erreur de planification depuis la mise en place
• Techniciens satisfaits : "Les tournées ont enfin du sens"
• Capacité à gérer 15% d'interventions en plus sans recruter

ROI réel après 1 an

Coût logiciel : 2 880€ Économies temps : 5 200€ Économies carburant : 4 928€ (22% de 22 400€)

Gain net : 7 248€

Marc : "J'aurais dû le faire 5 ans plus tôt. J'ai calculé : Excel m'a coûté plus de 100 000€ en 10 ans."

Questions fréquentes sur le passage à un logiciel de planification

Combien de temps prend la mise en place d'un logiciel de planification ?

Pour une solution simple : 1 à 2 semaines maximum. Tu rentres tes clients, tes techniciens, leurs disponibilités. Tu importes éventuellement ton fichier Excel existant. Les logiciels modernes sont conçus pour être opérationnels rapidement. Les solutions complexes peuvent prendre 1 à 3 mois avec formation approfondie.

Mes techniciens ne sont pas à l'aise avec l'informatique, est-ce un problème ?

Les outils modernes sont conçus pour être utilisables sur mobile avec une interface simple. Un technicien doit juste consulter son planning du jour et valider ses interventions. Formation nécessaire : 30 minutes. Si tes techniciens savent utiliser WhatsApp, ils sauront utiliser un logiciel de planning terrain.

Que se passe-t-il si je change de logiciel plus tard ?

La plupart des logiciels permettent d'exporter tes données (clients, historique, techniciens). Tu n'es jamais prisonnier. Préfère les solutions qui offrent un export CSV ou Excel complet. Évite les contrats d'engagement longue durée (12-24 mois), privilégie les abonnements mensuels flexibles.

Un logiciel peut-il vraiment gérer les urgences et les imprévus ?

Oui, c'est même là qu'il est le plus utile. Quand un client appelle pour une fuite urgente, le logiciel identifie en 10 secondes le technicien disponible le plus proche. Il recalcule automatiquement les tournées des autres pour compenser. Sur Excel, tu passes 20 minutes à tout réorganiser manuellement.

Est-ce que ça vaut le coup pour une petite équipe (3-5 techniciens) ?

Absolument. Même avec 3 techniciens, tu perds 1h/jour minimum en planification manuelle. Soit 220h/an = 2 860€. Un logiciel simple à 5€/user/mois te coûte 180€/an pour 3 personnes. Le ROI est immédiat. Plus ton équipe est petite, plus tu dois optimiser chaque euro et chaque minute.

Excel ou logiciel spécialisé : la décision en 3 questions

Tu hésites encore ? Réponds à ces 3 questions :

1. Combien d'heures par semaine passes-tu à organiser les plannings ?

Si c'est plus de 5h/semaine, Excel te coûte au minimum 3 000€/an en temps perdu.

2. Tes techniciens se plaignent-ils régulièrement de trajets illogiques ?

Si oui, tu perds probablement 20-30% de kilomètres inutiles. Pour 5 véhicules, c'est 7 500€/an minimum.

3. As-tu eu au moins 2-3 erreurs de planning le mois dernier ?

Chaque erreur = temps perdu + client mécontent + stress. Le coût indirect est énorme.

Si tu as répondu oui à au moins 2 questions : Excel te coûte plus cher qu'un logiciel spécialisé.

Le vrai coût, c'est de ne rien changer

Excel n'est pas gratuit. Il te coûte entre 8 000€ et 12 000€ par an pour une équipe de 10 personnes. Tu perds du temps, de l'argent, de l'énergie chaque jour.

Un logiciel spécialisé n'est pas une dépense, c'est un investissement qui se rembourse en quelques semaines. Tu automatises ce qui est automatisable, tu te concentres sur ce qui compte : développer ton activité et satisfaire tes clients.

Pour automatiser ce processus, des outils comme Flow permettent de planifier et optimiser tes tournées en un clic pour 5€ par employé, sans la complexité des gros logiciels. D'autres solutions existent selon tes besoins spécifiques et ton budget.

Calcule ce qu'Excel te coûte réellement. Compare avec le prix d'un logiciel. La décision devient évidente.